Jahresterminplanung

Poppe 1998


  

Ein organisatorisches Muss für eine Schule mit Anspruch auf Profilbildung1. Termin- und Themenrecherche (allgemeine Vorüberlegungen)

Einige Schulleiter werden der Meinung sein, dass es durchaus genüge, wenn man sich auf die Einberufung jener Gremien begrenze, die laut Mitbestimmungsgesetz zwingend notwendig sind. Die Themen und die Termine ergeben sich aufgrund einer aktuellen Sachlage und werden zur gegebenen Zeit aufgegriffen und gesetzt. Wird eine Schule neu aufgebaut, kommt das Argument hinzu, man könne unmöglich alle aufkommenden Bedürfnislagen und anstehenden Termine und Themen im Voraus wissen und planen. 

Dieses Verhalten von Schulleitung ist zunächst einmal nachvollziehbar. Ein Schulleiter alleine wird in der Regel nicht alles wissen, um im Vorfeld planen zu können. Es ist daher nur verständlich, wenn er sich terminlich nicht festlegt und - damit er geradlinig und konsequent erscheint - nur jene unabdingbaren Termine im Vorfeld setzt, die unweigerlich im Sinne einer demokratischen, auf Mitbestimmung ausgerichteten Schule in erlassmäßigen Intervallen anstehen. 

Der Schulleiter repräsentiert die Schule nach außen. Innerhalb des Schulbetriebes achtet er darauf, dass organisatorische Vorgänge und Abläufe in geordneten und zeitlich korrekten Bahnen ablaufen (z. B. pünktlicher Unterrichtsbeginn) sowie not-wendige Themen auf der Tagesordnung der Mitbestimmungsgremien stehen (z. B. Drogenkonsum, Rauchen, Pausenaufsicht). Er überlässt die fachwissenschaftliche Arbeit den Kolleginnen und Kollegen bzw. den Fachschaften und fordert bei Bedarf einen "Rechenschaftsbericht" ein (Beachtung und Einhaltung der Lehrpläne).

Der klassischen Schulleitung ist damit genüge getan. 

In einer Gesellschaft jedoch, die der Schule in zunehmendem Maße über die reine Fachvermittlung hinaus einen erzieherischen Gesamtauftrag abverlangt, ist die oben beschriebene Jahresterminplanung - implizit das damit einhergehende Rollenver-ständnis des Schulleiters - nicht mehr ausreichend. 

Von Seiten des Schulleiters ist ein Planungsmanagement zu betreiben, das Schule nicht nur ordnungsgemäß verwaltet, sondern neben dem Verwaltungsaspekt den Erziehungsauftrag fördert und damit verbunden der Entwicklung eines Schulprofils dienlich ist. 

Solch ein Vorhaben kann nur gelingen, wenn der Schulleiter bei der Jahresplanung 

- neben der normalen klassischen Terminsetzung - Terminvorgaben miteinbezieht, die das Engagement der Kolleginnen und Kollegen, der Eltern und Schüler im Interesse eines zu entwickelnden Schulprofils fördern, pflegen und kanalisieren. 

Mit dem Wissen, dass die Pädagogik und die Sozialpädagogik neben der fachwis-senschaftlichen Vermittlung ein integrativer Bestandteil des Lehrerberufes sind, hat die Jahresterminplanung, u.a. Sitzungen zu ermöglichen, die pädagogische Absprachen innerhalb des Kollegiums, Beratungsgespräche mit Schülern, Kollegen und Eltern sowie hausinterne Fortbildungen etc. p.p. im viel stärkeren Maße als bislang ermöglichen.

Soll dabei erreicht werden, daß eine Jahresterminplanung möglichst viele Bedürfnis-lagen unterschiedlichster Interessengruppen berücksichtigt, so erscheint es zweck-mäßig, dass der Schulleiter bei seiner Termin- und Themenrecherche auf jene Kräfte zurückgreift, die in unterschiedlichen Bereichen arbeiten und für die Gestaltung und Aufbau einer pädagogischen Schulkultur  im hohen Maße mitverantwortlich sind.

 

Für die konkrete Erstellung eines Jahresterminplanes sollten daher einbezogen werden (1)

  • weitere Mitglieder der Schulleitung (2); (Stellvertretender Schulleiter, Orga-nisationsleiter,  Abteilungsleiter und/oder Didaktische Leitung  etc.)
  • interessierte Kolleginnen und Kollegen (Vertreter der Jahrgangsteams, Team-sprecher, vom Kollegium autorisierte Kollegen, Lehrerrat, Beratungslehrer und/oder Fachschaftsvorsitzende , Koordinatoren, etc.)
  • interessierte Eltern (Schulpflegschaftsvorsitzender und/ oder Fördervereins-mitglieder etc.)
  • sowie Schülervertreter (SV)

Je ausgewogener die Interessengruppen bei den Vorüberlegungen einbezogen bzw. im Vorfeld abgefragt werden, um so repräsentativer, inhaltlich strukturierter und konzeptionell logischer wird ein Jahresterminplaner für die Schulgemeinde, der auf-grund des gemeinsamen Vordenkens und Erarbeitens:

  • einen hohen Grad an Verbindlichkeit für alle am Schulleben beteiligten Perso-nen erhält,
  • ein hohes Maß an Transparenz und Matrixwissen über die Gesamtheit der ge-wünschten Termine und Thematiken besitzt,
  • wie auch genaue Auskunft über die im Laufe eines Jahres abzuarbeitenden Themenkomplexe  gibt.

Damit wird der Jahresplaner zum verlässlichen Planungsinstrument und Handling  für Schulleitung, Kollegium und Eltern; er dient als Checkliste, die es abzuarbeiten bzw. abzuhaken gilt und macht auf zu erstellende Ablaufdiagramme für anstehende Sitzungstermine  aufmerksam.

Zudem ermöglicht er dem Kollegium eine Vorbereitungs- und Einstimmungszeit auf die jeweiligen Sitzungstermine, lässt erkennen, zu welchem Zeitpunkt was bearbeitet werden soll, fördert terminbezogene Diskussionen und offenbart, bezogen auf ein Jahr, Grenzen und Möglichkeiten von weiteren Terminwünschen.

Die Schulleitung hat darauf zu achten, dass der Jahresplaner terminlich eingehalten wird.  Feststehende Termine sollten nur in Ausnahmefällen ausfallen, verschoben oder durch weitere ergänzt werden. Gegebenenfalls sind zusätzlich gewünschte Termine zu einer bestimmten Thematik vorrangig für das kommende Schuljahr vorzumerken.


 

Nur so kann erreicht werden, dass:

  • der Terminkalender eine Terminsicherheit für den Schulalltag liefert, 
  • jeder weiß, welche Gruppe zu welchem Termin tagt,
  • keine Veranstaltung zeitgleich mit einer zweiten stattfindet, an der man eben-falls hätte teilnehmen müssen
  • und es zu keiner unkontrollierten Arbeitsverdichtung kommt.

Hier muss Schulleitung lernen, in größeren Zeitdimensionen zu denken. Bei spontanen Zusatzveranstaltungen neigt man zu Schnellentschlüssen respektive Schnell-entscheidungen, die in der Regel selbstherrlich, nach dem Gießkannenprinzip und nach Zufälligkeiten getroffen werden und weitaus weniger auf das Meinungsbild aller der in der Schulgemeinde Beteiligten abzielen.


 

2. Termin- und Themensammlung (1. Stufe der konkreten Terminplanung)2.1 zeitliche Dimension

Die Arbeit am Jahresplan beginnt nicht erst im Herbst mit Beginn des neuen Schul-jahrs, sondern greift schon im Januar/Februar des davorliegenden Schuljahres. Der frühzeitige Beginn sichert ab, dass die jeweiligen Instanzen rechtzeitig über inhaltliche und normativ-konventionelle Dinge nachdenken und entsprechenden Terminbedarf anmelden können. Zur konkreten Planung und Berücksichtigung von Terminen kann Schulleitung gegebenenfalls noch einmal Rückfrage halten, bei Unklarheiten rückkoppeln und übergreifende Termin- und Themenwünsche auf die letzte Lehrer-konferenz bzw. Schulkonferenz des alten Schuljahres setzen.


 

Welche Gruppierungen sollten im Vorfeld konkret zu welcher Thematik befragt wer-den?


 

a) das Schulleitungsteam

 

Das Schulleitungsteam überlegt jeweils für seinen Aufgabenbereich,

  • welche klassischen Termine für die Abteilung, den Organisationsleiter, den didaktischen Leiter, den Schulleiter anstehen,
  • welcher Pädagogik, Organisation, Methodik im Interesse der Profilbildung besondere Beachtung geschenkt werden müssen, 
  • welche Öffentlichkeitsarbeit mit welchen Instanzen zu betreiben ist.
b) die Lehrerschaft 


 

Kollegium

Das Kollegium gibt durch jahrgangsbezogene Teams, durch die Fach-schaften (besser durch jahrgangsbezogene Fachschaften) und evtl. durch den Lehrerrat an, für welche Bereiche es Diskussions- und Klärungsbedarf benötigt (hausinterne Fortbildungs-wünsche, Gesprächsforen, ...), welche Termin- und Veranstaltungswünsche es gibt (Sportwettkämpfe, Theaterwochen, Karneval, Projekttage/-wochen...). Gegebenenfalls können die-se Wünsche im Vorfeld über die Schulkonferenz abgesegnet werden.

 

Koordinatoren 

(z. B. für den Ganztag, die Medien, die Organisation, die Fachschaften mit integrierten Fächern etc.)

Die Koordinatoren überlegen für ihre Bereiche, welche obligatorischen Termine anstehen, welche organisatorischen Voraussetzungen für ihren speziellen Aufgabenbereich zu erledigen sind und welche inhaltlichen Schwerpunkte der Beratung mit dem Kollegium stärker reflektiert, thematisiert und weiterentwickelt werden sollen.


 

Beratungslehrer

Die Beratungslehrer fordern gegebenenfalls Sprechstunden für eine intensivere Eltern-Kind-Arbeit, versuchen Info-Veranstaltungen mit außerschulischen Beratungsstellen aufzubauen, kollegiale Fallberatung für die Teams anzubieten, ...

 

c) die Elternschaft

Die Elternschaft - vertreten in der Klassen- bzw. Schulpflegschaft, als Ganztagseltern oder Fördervereinsmitglieder - formuliert Wünsche und Verbesserungsvorschläge, an welchen pädagogisch-organisatorischen sowie inhaltlichen Maßnahmen sie beteiligt bzw. eingebunden sein möchte (z. B. Gründung eines Bücherkontrollausschusses, Angebot von Elternseminaren, bessere Mitarbeit und Integration bei der Vorbereitung der Tag der Offenen Tür, stärkere Integration der AG-Eltern in das Schulleben etc.).

 

d) die Schülerschaft 

Die Schüler - vertreten durch die SV - überlegen, welche Vorhaben sie planen und anmelden wollen.


 

2.2 Beispiel für eine Sammlung anstehender Termine und Themenwünsche 

Bei der nun folgenden exemplarischen Jahresterminplanung handelt es sich um den Terminplan einer teamorientierten, sprich dezentralisierten Gesamtschule mit Ganz-tagsbetrieb .  

Der Unterricht findet innerhalb der Woche vor- und nachmittags statt. Einzige Aus-nahme ist der Dienstag. An diesem Tage haben die Schüler nachmittags unterrichts-frei. Für das Kollegium wird dieser Nachmittag als Konferenztermin freigehalten.

Der nachfolgende Terminplan (Anhang PDF-Datei)  ist ein Auszug aus den Jahr-gängen 5 - 7.

Ein Jahresterminplaner, der entweder weitere Jahrgänge erfassen oder aber für an-dere Schulformen - Hauptschule, Realschule oder Gymnasium - erstellt werden soll, bedarf daher der Erweiterung, Umformulierung gegebenenfalls auch der Kürzung.


 

(....)


 

4. Ablaufdiagramme


 

Wer den Schulalltag kennt, weiß über die Bedeutung von Lehrerkonferenzen Bescheid. Klassische Lehrerkonferenzen, bei denen wenige wirken, einige sich profilieren, zahlreiche Kolleginnen und Kollegen insicherer Entfernung zum Schulleiter Klassenarbeiten korrigieren und Noteneintragen, Absichtserklärungen verabschiedet werden und abschließende Kampfabstimmungen stattfinden, sind kein tragendes Instrument für die Schulprofilbildung und erweisen sich als Instrumentarium für eine breite Mitbestimmungsform gänzlich ungeeignet.

In den Lehrerkonferenzen sollten deshalb nur noch die Feinabstimmungen über jene Prozesse stattfinden, die zuvor auf unterer, dezentralisierter Ebene in offenen Diskussionen und inhaltlicher Auseinandersetzung vorgeschaltet stattgefunden haben.

 

Hier bietet sich die Arbeit auf Jahrgangs-/Team- bzw.Teamsprecher- oder Fachschafts-ebene an. Bei übergreifenden Themen können sich jeweils Vertreter der verschiedenen Interessengemeinschaften in einemArbeitskreis zusammensetzen. Bei diesen Sitzungen ist es wichtig, den nichtunmittelbar am Meinungsbildungsprozess Beteiligten ein regelmäßiges Feedback zu geben (LK-Ebene) und mit ihnen zu überprüfen, inwieweit man sich auf Konsensebene bewegt.

 

Um solche Arbeitsabläufe für die unmittelbar wie auchmittelbar Betroffenen transparent zu gestalten, langt nicht allein derJahresterminplaner.

 

Erst die Matrix des Jahresterminplanes, vernetzt mit den Ablaufdiagrammen aktueller Terminsetzungen und Themenbereiche, informiert über den jeweiligen Ist-Stand der thematischen Aufarbeitung, fördert zielgerichtete Diskussionen, verhindert vorzeitige Ad-hoc-Entscheidungeneinzelner und zwingt die Akteure, sich immer wieder die kaskadenförmige Integration der einzelnen Diskussionsforen und Mitbestimmungs-instanzen vor Augen zu halten.

 

Ein Jahresplaner ist das Gerüst - die dazugehörigenAblaufdiagramme (im Prinzip zu erstellen von der jeweils federführenden Person) sind die Absicherung und Überprüfung der Termine sowie die inhaltlicheKonkretisierung .

 

Anhand der Ablaufdiagramme zu den Themen:

 

•     Tag der Offenen Tür

•     Stundenplanerstellung

•     Etatkonferenz

•     WPI-Konzept

•     Essensausschuss

 

soll exemplarisch verdeutlicht werden, wie konkret die Arbeitsvorlagen für die Arbeitsgruppe selbst, aber auch für den passiv Beteiligten sein müssen, damit sie dem oben formulierten Anspruch gerecht werden. 


 

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(1) Wer im einzelnen einzubeziehen ist, ist abhängig vonder Schulform, dem Engagement vor Ort bzw. der Schulorganisation (vgl. dazu: Dezentralisierte Gesamtschule in Schulmanagement, Poppe, SL-Verlag, 2/93, Seite  22 ff.).

Bei den in den Klammern angegebenen Personen handelt es sich um eine Angebotspalette möglicher Adressaten. Soll eine Schule funktionsfähig bleiben, sind lediglich diejeweiligen für die Schule relevanten Sprecher, nie die Gesamtheit der aufgeführten Personen, als Bezugspersonen mit einzubeziehen.

(2) Die Gesamtschule hat zwar mehr Funktionsstellen als die gegliederten Schulformen, nämlich  neben dem Schulleiter und dem Organisationsleiter, die drei Abteilungsleiter und den didaktischen Leiter, sie hat aber deswegen keinen größeren Entlastungstopf als andere Schulformen. Es bleibt daher den anderen Schulformen unbelassen, eine intendierte Dezentralisierung der Aufgabenbereiche durch Abgabe von Entlastungsstunden aus dem Schulleitertopf umzusetzen.


 


 

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Checkliste Jahresplanung

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Ablaufdiagramm Tag der Offenen Tür

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Ablaufdiagramm Stundenplanerstellung